Hoe kan ik een Mailing List Database Met behulp van MS Word?

Hoe kan ik een Mailing List Database Met behulp van MS Word?


Het creëren van een Microsoft Word mailinglist-database geeft u de mogelijkheid om eenvoudig te produceren vorm brieven, e-mails en labels. Dit is een functie waarmee u veel tijd kan besparen, omdat het hebben van deze databank betekent dat je niet hoeft te gaan door het proces van het dupliceren van uw formulier document en het aanpakken van elke ontvanger geadresseerde individueel. In plaats daarvan kunt één vorm document te maken en te koppelen aan uw mailinglijst database.

Opgericht

Begin met het openen van een nieuw Microsoft Word-document. Je moet de "Mail Merge" functie zich in het Gereedschap keuzelijst op de menubalk om uw database te maken te gebruiken. Dit opent een optie vak dat u door de zes stappen van de e-mail merge proces. Je hoeft alleen maar om zo ver als stap drie gaan naar een database te maken. De eerste stap zal u vragen om te selecteren, "Wat voor soort document ben je mee bezig, 'Brieven, e-mailberichten, enveloppen, etiketten, of Directory. Bij het maken van een database maakt het niet uit welke optie je kiest. Pick één selecteer Volgende om naar stap twee tot "Select startdocument." Kies voor het huidige document wilt gebruiken en klik op Volgende om naar stap drie tot "Select ontvangers." Dit is de stap waar uw mailing list database wordt gemaakt. Onder de vermeld voor Adressen selecteren opties, kiezen voor "Typ een nieuwe lijst," klik op Maken. Dit zal box titel 'New Address List. "

Uw Database Entry Fields

Voordat u begint in de ontvanger gegevens in te vullen moet u uw informatie invoervelden aan te passen. De standaard invoervelden zijn over het algemeen vermeld als: titel, voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, adres, plaats, provincie, postcode, land, telefoon thuis, Telefoon werk, en e-mail. U kunt toevoegen, verwijderen of hernoemen deze velden aan uw behoeften. Klik eenvoudig "aanpassen", uit te voeren uw wijzigingen en klik op OK.

Het creëren van uw database

U kunt alleen informatie in te voeren een mailing list ontvanger per item. Vul uw invoervelden met de toegeëigend gegevens voor één ontvanger en klik op 'New Entry "in de gegevens in te vullen voor een nieuwe ontvanger. Nadat u de informatie voor al uw ontvangers in te voeren klikt u op 'Sluiten'. Deze actie zal leiden tot de pop-up van een "Opslaan als" box. Noem uw database, kiest u de map die u wilt uw database in te slaan, en klik op 'Opslaan'. Dit principe voltooit het proces. Het enige wat je moet doen is nagelezen uw database op fouten.

Proofing uw Database

Na het opslaan van uw database, een doos met de titel "Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen" zal automatisch verschijnen. Het zal allemaal van de ontvanger gegevens die u zojuist in spreadsheet stijl lijst. Blader door de lijst en proeflezen uw inzendingen. Als je een fout vinden op een item, markeert de rij van de ontvanger, klik op "Edit", maak uw aanpassingen en klik op 'Sluiten'. Zodra u klaar bent met proofing al uw inzendingen klik op "OK" om de Mail Merge Ontvanger sluiten. Sluit vervolgens het hele Mail Merge openen door te klikken op de "X" in de rechterbovenhoek. Uw database wordt nu gemaakt, ondoorlaatbaar en opgeslagen.