Hoe kan ik e-mail samenvoegen in Office 2007

Hoe kan ik e-mail samenvoegen in Office 2007


Microsoft Office 2007 maakt het gemakkelijk om een ​​bericht te sturen naar meerdere e-mailontvangers het gebruik van de "Mail Merge" functie in de Word-toepassing. U kunt e-mail samenvoegen gebruiken om een ​​e-mailformulier letter bouwen, stuur dan een personaliseren versie van deze brief - met de naam, het adres van de ontvanger, en eventuele andere persoonlijke gegevens - elk van de mensen in uw adreslijst. Er is een hele menu lint dat zich toelegt op het samenvoegen van opties in de Office 2007-mail.

instructies

1 Lancering Microsoft Word en samen het lichaam van uw e-mail -, maar geen specifieke namen, adressen, telefoonnummers, of elk detail in de e-mail dat zal veranderen, afhankelijk van de ontvanger niet op te nemen. In plaats daarvan plaatst generieke placeholders in deze plaatsen van de e-mail waar u van plan om later plaatst u een samenvoegveld. Bijvoorbeeld, in plaats van eigenlijk het schrijven van de naam van de ontvanger, typt u de woorden "voornaam" en "LAST NAME" (in hoofdletters) in de ruimte waar deze gegevens zal gaan.

2 Klik op het tabblad "Mailing" in het menu. Klik op de "Start Mail Merge" knop in de Mailings lint, selecteer "E-mail berichten."

3 Klik op de "Adressen selecteren" knop in de Mailings lint en selecteer "Type New List" uit het drop-down menu (ervan uitgaande dat dit de eerste keer is het uitvoeren van een mail merge in Office 2007). A "New Address List" wordt geopend. De volgende keer dat u een e-mail uit te voeren samenvoegen kunt u "Gebruik bestaande lijst" uit het drop-down menu.

4 Klik op 'Kolommen aanpassen' knop in de Nieuwe adreslijst dialoogvenster. Dit opent de standaard lijst met veldnamen voor "Title", "First Name", "Last Name", "Company Name", "Adres Lijn 1," Address Line 2 "," Stad "," State "," zip Code ',' Land of regio ',' Home Phone, "Telefoon werk" en "E-mail-adres." Klik op een veld naam die u niet van plan bent te gebruiken, klik op "Verwijderen" en "Ja" om te bevestigen. Als u uw eigen aangepaste veldnaam toe te voegen, klik op "Add", typt u uw aangepaste veldnaam en klik op 'OK'. Wanneer u klaar bent met het aanpassen van je veldnamen, klikt u op "OK" in het dialoogvenster Lijst aanpassen Adres doos.

5 Klik op de eerste data veld doos en in de benodigde informatie voor uw eerste e-mail ontvanger invullen. Druk op de toets "Tab" op uw toetsenbord om naar het volgende data veld in. Herhaal dit proces tot u in al van het veld dozen gevuld voor al uw e-mailontvangers. Klik op "OK" als je klaar bent. Een dialoogvenster vak Opslaan als wordt geopend. Vul het "File voornaam" in vak, klikt u op de "Opslaan in" en selecteer de locatie die u wilt uw nieuwe adres lijst op te slaan, en klik op 'Opslaan'.

6 Terug naar het hoofd document. Gebruik je muis om de eerste generieke plaatsaanduidingen in uw document te markeren (zoals gemaakt in stap 2). Klik op de "Insert Merge Field" knop in de Mailings lint en selecteer de juiste merge veld om uw generische placeholder vervangen. Herhaal dit voor alle generieke plaatsaanduidingen in uw document.

7 Sla uw document. Typ "Ctrl-S" om de Opslaan als te openen dialoogvenster. Vul het "File voornaam" in vak, klikt u op de "Opslaan in" en selecteer de locatie die u wilt uw document wilt opslaan en klik op 'Opslaan'.

8 Klik op de "Voorbeeld van het resultaat" knop in de Mailings lint om uw samengevoegde e-documenten bekijken voordat u ze verzendt. Wanneer u klaar bent om de e-mails versturen bent, klikt u op de "Finish en samenvoegen" knop in de Mailings lint.