Hoe maak je een pagina naar e-mail op Opties in QuickBooks Pro Print

Hoe maak je een pagina naar e-mail op Opties in QuickBooks Pro Print


Vandaag de dag worden meer klanten vraagt ​​papierloze correspondentie. Het is sneller dan het versturen van correspondentie via de post en omdat het papierloos, het is milieuvriendelijker. Met behulp van QuickBooks Pro, kunt u alle soorten formulieren e-mail naar uw klanten, waaronder facturen, ramingen, verklaringen, verkoop orders, aankoopbewijzen en creditnota's. Bovendien kunt u inkooporders en rapporten e-mail naar uw collega's. Bij gebruik van payroll, kunt u ook een e-mail loonstrookje aan de werknemers.

instructies

Stuur QuickBooks Formulieren

1 Selecteer "Edit" en vervolgens "Voorkeuren" op de bovenste menu om voorkeuren e-mail te bewerken.

2 Selecteer 'Verzenden Forms "in het linker menu en selecteer het tabblad' Mijn Voorkeuren '.

3 Selecteer het selectievakje label "To worden gemaild" aan te wijzen dat als rekening van de klant heeft gekozen verzendmethode van e-mail de voorkeur, deze optie wordt automatisch gecontroleerd wanneer u een formulier in te voeren voor die klant.

4 Selecteer de "QuickBooks E-mail" knop als je geen Microsoft Outlook gebruiken als uw e-mailclient. U zult uw e-mails met behulp van de QuickBooks server te sturen. Als u geen gebruik maken van Outlook, laat de "Outlook" knop geselecteerd.

5 Klik op het tabblad "Onderneming Preferences".

6 Selecteer het pull-down menu naast "Change default voor." Selecteer welke vorm dan ook om de standaard tekst in de e-mail voor die vorm te veranderen. U kunt ook bewerken of notities toe te voegen aan de e-mail wanneer u het verzendt. Klik op de knop "OK".

7 Selecteer "Klanten" en vervolgens "Customer Center" op de bovenste menu om een ​​nieuwe klant toe te voegen. Op de top menu in het klantencentrum, selecteer "nieuw Customer & Job." In het menu pull-down, selecteer "Nieuwe klant." Vul alle velden die u wilt gebruiken.

8 Selecteer het tabblad "Extra informatie" in het venster "Nieuwe klant", op zoek naar "Gewenste Send Method" en selecteer "E-mail" voor het opzetten van een nieuwe klant u liever correspondentie per e-mail. Klik op de knop "OK".

9 Voer elke vorm voor een klant en klik op de "To be gemaild 'vakje in de linkerbenedenhoek aan te wijzen die een e-mail wordt verzonden. U kunt zo veel formulieren in te voeren als u wilt.

10 Selecteer "File" op de bovenste menu, en selecteer vervolgens "Send vormen ..."

11 Bewerk een individuele e-mail voordat het versturen van de formulieren door op de "Edit E-mail" knop. Dit opent een nieuw venster. Bewerk de tekst en selecteer de knop "OK". Let op de handige "Default Tekst bewerken" knop op dit venster.

12 Selecteer alle formulieren die u wilt verzenden en klik vervolgens op de "Send Now" knop.

13 Stuur het formulier meteen door te klikken op de knop "Verzenden" op het menu bovenaan het formulier als je het in te voeren. Dit zal een e-mail te openen. Als u de tekst in de e-mail te bewerken, doe dit en klik op 'verzenden'.

Stuur QuickBooks Reports

14 Stuur een rapport door te klikken op de "E-mail" knop direct boven het rapport. Een pull-down menu wordt geopend.

15 Selecteer het "Rapport verzenden als Excel" of de "Stuur bericht als PDF" optie.

16 Bewerk de tekst in de e-mail client-venster aan uw persoonlijke voorkeuren als dat nodig is. Merk op dat de PDF of Excel-document naar de e-mail is bevestigd. Klik op de knop 'Verzenden'.

Hints

  • Bij het bewerken van de Send Form voorkeuren, zo niet met Outlook, voeg uw e-mailadres in het vak BCC, zodat u een kopie van de e-mails die u verstuurt zal hebben. De BCC box is onzichtbaar voor uw klanten, zodat ze niet weten dat je een kopie van de e-mail verzonden naar uw e-mailadres.
  • Als de e-mail server uitvalt, zal QuickBooks je niet op de hoogte dat uw e-mail niet kon worden. Dit is een andere reden om de optie BCC gebruiken om een ​​back-up kopie van de e-mail te sturen naar uw e-mailadres. Als u uw exemplaar niet krijgen, kun je ervan uitgaan uw klant heeft zijn exemplaar krijgen.