Tips voor het schrijven van directe en indirecte Zakelijke E-mail

Tips voor het schrijven van directe en indirecte Zakelijke E-mail


Zakelijke boodschappen meestal volgen ofwel een directe patroon of een indirecte patroon. Het is een manier om de organisatie van de informatie in het bericht wordt gecommuniceerd, naargelang het belangrijkste idee is goed, slecht of neutraal nieuws. Kiezen voor de meest effectieve patroon voor uw zakelijke e-mails, afhankelijk van hoe u denkt dat uw lezer zal reageren op de belangrijkste idee.

Met behulp van Direct E-mail te krijgen naar de Point

In de directe e-mails, het belangrijkste punt gaat in het begin, gevolgd door informatie, uitleg of bewijs voor het. Een e-mail georganiseerd op deze manier bespaart de lezer tijd door het verkrijgen van het doel van de boodschap meteen. Het helpt ook de lezer zet de gegevens die volgen in context en perspectief. Dit voorkomt dat de lezer van het krijgen gefrustreerd door te moeten waden door de leden van informatie aan het belangrijkste punt te vinden. De directe patroon werkt het beste als uw lezer gaat ontvankelijk voor de belangrijkste punt, niet bestand te zijn.

Het verzenden van Positief en Neutral Berichten

Als uw lezer zal blij zijn, matig geïnteresseerd of neutraal (zal niet gevoelens over het een of andere manier hebben), gebruik maken van de directe patroon. Overweeg een e-mail van een cliënt na een poging om een ​​contract te vervullen. Als u het contract wint, de brief begint met iets als "Uw bod is beoordeeld, en we zijn blij om uw bedrijf het contract aan te bieden." Wanneer het belangrijkste punt is goed nieuws of neutraal nieuws, communiceren het meteen, en follow-up met de details. De meeste e-mails zal deze aanpak te gebruiken, met inbegrip van die omgaan met routinetaken, orders en bevestigingen.

Met behulp van Indirect E-mail naar een punt te maken

In indirecte e-mails, het belangrijkste punt gaat later in het bericht, na de details, uitleg of bewijs. Met behulp van de indirecte patroon in een e-mail laat zien dat je de gevoelens van uw lezer, die kunnen worden gekwetst door het belangrijkste punt te respecteren. Door de opbouw van het, u toestaan ​​dat uw lezer om meer bereid om het te ontvangen. Het is ook een poging om de lezer aan te moedigen om je te horen --- als je een van de belangrijkste idee dat de lezer meteen aan het begin van een bericht van streek te uiten, kan hij of zij stoppen met lezen. Over het algemeen, het doel is om eventuele negatieve reactie uw lezer kan hebben te minimaliseren.

Het verzenden van negatieve of Sensitive Berichten

Als uw lezer zal worden ongeïnteresseerd, ontevreden of vijandig, gebruik maken van de indirecte patroon. Denk aan de e-mail van de klant weer. Als je niet wint, begint de brief anders: "Dank u voor het indienen van een bod om te werken aan onze contract We elk bod beoordeeld zorgvuldig, enz." Het belangrijkste punt, dat je al denkt te weten, maar blijven lezen hoe dan ook, komt veel later. Gebruik een indirecte email als de belangrijkste punt is slecht nieuws, zoals bij het weigeren van een verzoek of een vordering ontkennen. Deze aanpak werkt ook goed als je probeert om iets te verkopen of die gevoelige informatie te delen.