Hoe te Excel te gebruiken als middel om gegevens te analyseren voor een organisatie

Microsoft Excel is een computerprogramma voor het invoeren en analyseren van gegevens in een spreadsheet. Dit betekent dat informatie uit één stuk is ingevoerd op een moment in een pagina gescheiden door kolommen en rijen. U kunt elke vorm van gegevens in te voeren, en vervolgens functies ingebouwd in het programma om deze te analyseren. Als u nodig hebt om Excel te gebruiken als een hulpmiddel om gegevens voor een organisatie te analyseren, moet u eerst ervoor zorgen dat de gegevens correct is ingevoerd, en dan leren een aantal basistechnieken voor het filteren en het creëren van "subtotalen" binnen die data.

instructies

Maak Tables

1 Typ kolomkoppen over rij 1 van Excel. Deze het etiket van de aard van de inhoud die u wil invoeren in de spreadsheet. Bijvoorbeeld, als uw organisatie wil haar product orders te analyseren, kunt u de kolommen zoals "Naam van het product," "Order Date", "Aantal", "Verkoopprijs" of andere gelijkaardige headers.

2 Typ gegevens onder elke kolom, te beginnen met Row 2. Niet rijen overslaan of ga leeg inzendingen.

3 Selecteer de hele tabel met je muis.

4 Klik op de "Table" knop op de "Tables" groep van het tabblad "Invoegen" aan de bovenkant van de werkbalk Excel. Dit zal uw spreadsheet om te zetten in een Excel-database, die opent analytische functies.

AutoFilter

5 Klik op de pijl naast een header cel in rij 1 van de AutoFilter te starten. De AutoFilter box verschijnt. Dit is een eenvoudige functie van Excel tabellen die data-analyse mogelijk maakt.

6 Selecteer een van de AutoFilter vak de kolom items die u wilt in uw analyse op te nemen. Bijvoorbeeld, zou de analyse slechts één type product uitvoeren uitsluiting van alle anderen in die kolom.

7 Klik op de "Number Filters" om automatisch analyseren van de numerieke gegevens in die kolom en een filter toe te passen. Bijvoorbeeld, kunt u "Top 10" kiezen of u Excel automatisch de top 10 inzendingen te identificeren in de kolom op basis van hun numerieke waarde, of klik op "Above Average" om alleen gegevens die boven het numerieke gemiddelde van alle items in die kolom te tonen .

subtotalen

8 Zet uw Excel-tabel terug naar een normale bereik van cellen als u wenst om de "subtotalen" functie uit te voeren. Dit is een analyse-instrument dat veel mogelijkheden biedt voor uw gegevens. Om de gegevens terug van de tabel staat om te zetten, gewoon "Omzetten naar Bereik" link in de tab "Design" van de "Tools" groep.

9 Klik in de kolom die u wilt analyseren. Klik vervolgens op de knop "Sorteren" in het "sorteren en filteren" groep van de werkbalk Excel.

10 Klik op de "Subtotaal" knop in de "Outline" groep van het tabblad "Data". Een nieuw verschijnt.

11 Selecteer de gesorteerde kolom aan de bovenkant van het subtotaal box, kies dan een analytische functie uit de tweede drop-down menu, en ten slotte selecteert u een kolom om het subtotaal analyse te geven. Klik vervolgens op "OK."

12 Bekijk de nieuwe rijen ingevoegd bij het subtotaal functie. Ze bevatten een uitsplitsing van elke groep, op basis van uw sorteren. Bijvoorbeeld, als u gesorteerd op naam product en een "Sum" analyse toegevoegd aan de "hoeveelheid" rij, zult u het totale aantal elk bestelde in de database product, over alle bestellingen te zien. Dit is een snelle manier op te splitsen uw gegevens voor vergelijking van verschillende productgroepen of andere divisies.

Hints

  • Speel met deze functies totdat ze een tweede natuur. Zij kunnen moeilijk lijken op het eerste, maar na een paar voorbeelden die u zult begrijpen hoe ze werken en kunnen gaan naar meer gecompliceerde analytische technieken in Excel.